"Peter，布置給你的活動(dòng)策劃方案為什么還沒完成？都過了兩天了，你怎么做事的！"

"老板，這件事分配到我這里時(shí)沒有說具體哪天要，而且我手頭還有幾件非常重要的事在進(jìn)行中，所以方案的事就往后排了..."

"不要找借口，安排給你的事都是要盡快完成的，這個(gè)方案客戶今天就要，你看著辦吧！"

這種狀況相信在廣告行業(yè)中并不陌生，由于任務(wù)分配時(shí)溝通不到位，造成工作上出差錯(cuò)，這鍋誰來背？

從事廣告業(yè)的同行都知道，每日的工作就像跟時(shí)間賽跑，手上好幾個(gè)case同時(shí)進(jìn)行，需要團(tuán)隊(duì)成員共同支持。然而很多項(xiàng)目主管在指派工作時(shí)，經(jīng)常只根據(jù)自己的需求來安排，事前沒有清晰地評(píng)估過所需時(shí)間，更不清楚下屬目前手頭的工作量，一旦進(jìn)度出現(xiàn)問題，就一味追責(zé)下屬；下次再遇到相同的狀況，仍然面臨同樣的問題。

如何才是一名負(fù)責(zé)任的項(xiàng)目主管？如何合理地指派工作？作為teamleader，你要想清楚以下三件事：

把事情安排給合適的人，并確定好deadline

首先，可以根據(jù)對(duì)下屬能力的了解，判斷這份工作適合安排給誰，TA需要多久能完成。其次，判斷該項(xiàng)工作時(shí)間是可變動(dòng)的，還是固定的。例如，有些工作可以借由外包縮短工作時(shí)間，但也有些工作無法假手他人，就需要安排更多時(shí)間，才能及時(shí)達(dá)成目標(biāo)。再來，還要預(yù)留一點(diǎn)緩沖時(shí)間，避免任何變化的發(fā)生，讓負(fù)責(zé)的人有時(shí)間溝通，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作。

結(jié)合工作所需時(shí)間和這件事的緊急程度，就可以設(shè)定工作期限，有效追蹤進(jìn)度，以此來保證對(duì)事項(xiàng)的把控力，確保事情能夠如期完成。

把大任務(wù)拆成小任務(wù)，定期與成員溝通

當(dāng)遇到龐雜的任務(wù)時(shí)，最好的方式就是交辦任務(wù)下去后，請(qǐng)成員自訂期限，將大任務(wù)拆分成小任務(wù)，訂出每個(gè)小任務(wù)需完成的期限，遇到問題可以盡快解決，從旁提點(diǎn)。

此外，溝通不是一天到晚的追問成員的工作狀況，造成彼此關(guān)系緊張，建議讓成員每天下班前分享工作日?qǐng)?bào)，并于每周的例會(huì)面對(duì)面討論任務(wù)的完成進(jìn)度。

指派工作時(shí)，一定要說清楚"目的"

有一派人認(rèn)為"讓下屬思考工作目的，有助于他們的成長(zhǎng)"，但是如果每件單純的工作都要讓他們?nèi)ニ伎寄康模疵馓速M(fèi)時(shí)間。在工作上，講求的就是效率，因此一開始就應(yīng)該把每次的工作目標(biāo)及想要達(dá)成的效果告訴團(tuán)隊(duì)成員，協(xié)助他們盡快上手，以免無所適從，造成結(jié)果不如預(yù)期的情況發(fā)生。

在我的團(tuán)隊(duì)，所有人什么時(shí)間該做什么事都是非常清楚的，通常一接到case，我就會(huì)按照上述3點(diǎn)為下屬安排工作，并且搭配輕協(xié)同日程共享工具--微約日歷，讓團(tuán)隊(duì)成員互相監(jiān)督大家的工作進(jìn)度。

對(duì)于我們團(tuán)隊(duì)來講，微約日歷通常是這樣幫助我們高效協(xié)同的：

首先，確定事情的優(yōu)先級(jí)。

當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目開始時(shí)，我會(huì)和團(tuán)隊(duì)小伙伴一起，把相關(guān)事項(xiàng)全部羅列出來，參照四象限法則，把所有事項(xiàng)根據(jù)"重要"和"緊急"程度進(jìn)行劃分，確定好每件事的輕重緩急后，再進(jìn)行工作拆分，就會(huì)更加條理清晰。

其次，確定每個(gè)人手頭的工作狀態(tài)。

這也是開始工作分配前一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。我會(huì)通過微約日歷查看大家近期的日程安排，整體了解一下每個(gè)人的工作飽和度，這樣在公司分配中，確保每個(gè)人的時(shí)間和精力都能得到合理利用，避免出現(xiàn)有人忙不過來、有人無所事事的情況。

第三，工作拆解分配，設(shè)定deadline。

參考事情的緊急、重要程度，以及下屬的工作飽和度，把工作進(jìn)行拆解和分配，通過微約日歷"為TA建日程"的功能，把任務(wù)直接安排進(jìn)每個(gè)人的日程表，并設(shè)定好deadline。這樣，每個(gè)人在查看日常工作的時(shí)候，就會(huì)清楚每天有哪些事情需要做，并且APP也會(huì)事先提醒，避免忙的過程中忽略了重要的事。

第四，每天定時(shí)溝通，掌握進(jìn)度。

如果沒有及時(shí)追蹤進(jìn)度，deadline也只是日歷上的一個(gè)日期而已，如何保證進(jìn)度可控？我們一般都通過日?qǐng)?bào)的形式進(jìn)行管理。每個(gè)人的事項(xiàng)都在微約日歷中有記錄，我們只需要每天下午4點(diǎn)鐘定時(shí)溝通下進(jìn)度，方法也很簡(jiǎn)單，每個(gè)人把微約日歷里當(dāng)天的日程分享到微信群，并且快速過一下當(dāng)天所有事項(xiàng)的進(jìn)度，完成的標(biāo)記完成，未完成的部分，在溝通之后快速跟進(jìn)，保證每件事情的如期推進(jìn)。

通過以上四步，現(xiàn)在我團(tuán)隊(duì)的每個(gè)項(xiàng)目都能按時(shí)往前推進(jìn)，多個(gè)項(xiàng)目并發(fā)的情況也可以做到有條不紊地同步進(jìn)行，客戶都十分肯定我們的辛苦成果，找我們策劃活動(dòng)的客戶當(dāng)然就源源不斷了。

這種溝通和協(xié)作模式，基本避免了前面提到的狀況，效果非常明顯。此外，我也會(huì)把我的日程公開給團(tuán)隊(duì)所有人，讓大家隨時(shí)能掌握我的忙閑時(shí)間，遇到什么問題，就能在我有空的時(shí)間隨時(shí)討論。溝通不暢、員工背鍋？在我們團(tuán)隊(duì)是不存在的啦！