在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，需求和任務(wù)如何才能實(shí)現(xiàn)有效的傳達(dá)？

肥皂公司是一家專門生產(chǎn)肥皂的公司，生產(chǎn)不同功能適應(yīng)不同年齡群的肥皂。

小健是肥皂公司的產(chǎn)品經(jīng)理，這天BOSS召集了各項(xiàng)目部門的骨干團(tuán)隊(duì)，規(guī)劃了如何提升產(chǎn)品銷售額的事。小健作為產(chǎn)品線的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)收集和整理各部門反饋的需求，并落實(shí)到生產(chǎn)研發(fā)。

會(huì)議如火如荼，大家熱情高漲，踴躍發(fā)言：

銷售說，你那XXX家的肥皂，外包裝是個(gè)洋女人在拿著浴巾洗澡，看了就想買

市場(chǎng)說，XXX家出了新款的肥皂，銷售的不要太好

….

最終BOSS做了總結(jié)，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了各團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)的任務(wù)和指標(biāo)。

小健的任務(wù)是：

• 根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)，修改產(chǎn)品的外包裝，以適應(yīng)年輕用戶的的需求
• 生產(chǎn)新的肥皂品種，解決肥皂用小了就丟，易滑手的問題

小健會(huì)議結(jié)束了，就開始了規(guī)劃，他召集了設(shè)計(jì)、物料、研發(fā)、生產(chǎn)相關(guān)的負(fù)責(zé)人開了一個(gè)大會(huì)，把自己整理好的需求和要求做成了精美的PPT，和大家開了一下午的會(huì)。會(huì)后還將PPT和計(jì)劃發(fā)給了大家。

時(shí)間一周一周的過去，有一天小健的領(lǐng)導(dǎo)蘇菲找到了小健，問：“那個(gè)BOSS安排的事情弄的怎么樣了？”

小?。骸鞍才畔氯チ?，放心！”

小健心想，PPT和計(jì)劃要點(diǎn)什么的都說明了，應(yīng)該沒什么問題，待會(huì)去車間看下生產(chǎn)進(jìn)度。

快下班了，小健突然想起是否要去看下生產(chǎn)進(jìn)度，結(jié)果下雨了，他拿起手機(jī)給車間的師傅小胖發(fā)了個(gè)微信：“那個(gè)新肥皂N5H5的生產(chǎn)怎么樣了？”

小胖：“你說的什么N5H5？沒收到要生產(chǎn)新肥皂啊”

小健冒著小雨，來到了車間，找到了小胖。原來，新的肥皂生產(chǎn)計(jì)劃被擱置了，因?yàn)樘畛浞试硇牡牟牧霞霸黾幽Σ料禂?shù)的添加劑沒有落實(shí)，導(dǎo)致新肥皂的生產(chǎn)至今未進(jìn)行。

小健第二天一早，就開始忙碌的找各個(gè)節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人，跟進(jìn)進(jìn)展的狀態(tài)，忙的水都顧不上喝，中午的時(shí)候小健吃飯碰到了領(lǐng)導(dǎo)蘇菲，蘇菲斜眼看了他一眼，并沒說什么，小健心想，完了，蘇菲一定已經(jīng)知道新肥皂的生產(chǎn)耽擱的事情了…

事后某一天，蘇菲突然來找小健，說是給他約了個(gè)導(dǎo)師，小健根據(jù)名片，找到了戰(zhàn)略發(fā)展指揮部的陳博士，并對(duì)這起事件進(jìn)行了復(fù)盤，陳博士說這個(gè)問題主要是溝通造成的，不過更重要的是小健在傳達(dá)需求和任務(wù)的環(huán)節(jié)出了岔子。

如何有效的傳達(dá)需求和任務(wù)呢？陳博士總結(jié)了以下10點(diǎn)：

舉個(gè)栗子：地上有一堆散落的肥皂，你有一群小朋友可以聽你指令。

1、避免單向溝通

單向溝通：各位小朋友把地上的肥皂整理好

非單向溝通：各位小朋友把地上的肥皂整理好，可以嗎？小朋友回答：“可以”

明確的收到溝通對(duì)象的反饋，可以有效的建立溝通的閉環(huán)，溝通都是雙向的，在收到明確確認(rèn)的指令后，溝通者和被溝通者才建立了通信，這樣的溝通就是雙向的。

2、任務(wù)有負(fù)責(zé)人，且只有一名

無負(fù)責(zé)人：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有1個(gè)負(fù)責(zé)人：小A同學(xué)負(fù)責(zé)把地上的肥皂整理好，大家可以一起幫他整理

任務(wù)有多個(gè)負(fù)責(zé)人，會(huì)造成最終任務(wù)互相推諉，并且會(huì)造成任務(wù)存在分工不均領(lǐng)導(dǎo)力不均的問題，有且只有一個(gè)負(fù)責(zé)人，在任務(wù)下達(dá)后只需找這個(gè)人反饋任務(wù)進(jìn)度即可。在群體中宣布和某個(gè)個(gè)體進(jìn)行溝通和傳達(dá)，可以有效的建立信任及責(zé)任歸屬。

3、傳達(dá)具體指令，且可操作

不具體：各位小朋友把地上的肥皂整理好

具體可操作：小朋友每人拿10塊肥皂，并把肥皂放在自己的儲(chǔ)物格里，放成兩排，每排5個(gè)

模糊的指令在傳達(dá)后，如果過程不加以介入和調(diào)整，往往到執(zhí)行層面會(huì)出現(xiàn)各種問題。明確的操作指令在溝通中不僅可以建立信任，也可以讓被溝通者清晰的知道如何操作。

4、任務(wù)有時(shí)間節(jié)點(diǎn)，且明確

沒有時(shí)間：各位小朋友把地上的肥皂整理好

沒有時(shí)間，不明確：各位小朋友放學(xué)后把地上的肥皂整理好

有時(shí)間節(jié)點(diǎn)，且明確：各位小朋友，在放學(xué)后的一小時(shí)內(nèi)，最晚不超過17:00前，把地上的肥皂整理好

沒有時(shí)間節(jié)點(diǎn)的任務(wù)，往往會(huì)被拖泥帶水的執(zhí)行。由于未下達(dá)具體的完成時(shí)間，被溝通者處于非明確接收任務(wù)狀態(tài)，因?yàn)椴恢篮螘r(shí)需要完成，會(huì)造成懶惰者遲遲未執(zhí)行，勤快者提早完成優(yōu)先級(jí)誤判等。

5、任務(wù)未完成，有明確的懲罰機(jī)制

無懲罰：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有懲罰：給位小朋友把地上的肥皂整理好，沒有整理好的會(huì)通報(bào)批評(píng)

對(duì)于未完成任務(wù)，是大家都不期望的結(jié)果，如果有兩個(gè)TEAM，一個(gè)隊(duì)伍完成了，另一個(gè)隊(duì)伍沒有完成，那沒有完成的TEAM，如果不做任何的懲罰，領(lǐng)導(dǎo)力就會(huì)削弱，以后在群體中的威信和分量就會(huì)變?nèi)??？梢詫?duì)未完成的TEAM做任何現(xiàn)金以外的懲罰機(jī)制。并且這個(gè)懲罰機(jī)制一定要被執(zhí)行。

6、任務(wù)過程有檢查機(jī)制

無機(jī)制：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有過程檢查：給位小朋友把地上的肥皂整理好，我會(huì)每隔半小時(shí)來看大家的完成情況

過程中有追蹤和跟進(jìn)，對(duì)于任務(wù)的最終完成可以形成保證，并能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)任務(wù)在該階段是否達(dá)到預(yù)期，及時(shí)的糾正誤差。過程檢查對(duì)任務(wù)的有效完成及最終質(zhì)量起到了非常關(guān)鍵的作用。

7、復(fù)雜任務(wù)，要求對(duì)方復(fù)述

無復(fù)述：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有復(fù)述：各位小朋友把地上的肥皂整理好。各位小朋友，我剛剛給到大家的任務(wù)是什么？

“把地上的肥皂整理好”

復(fù)雜的任務(wù)在溝通過程中，往往伴隨著較為復(fù)雜的操作和要求，如何確保被溝通者充分理解，最簡(jiǎn)單的方式是讓其復(fù)述，如果復(fù)述無誤，則溝通內(nèi)容才被有效的傳達(dá)。

8、任務(wù)分主次

無主次：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有主次：各位小朋友，先完成課后作業(yè)，再將地上的肥皂整理好

任務(wù)按優(yōu)先級(jí)主次分明，在多個(gè)任務(wù)同時(shí)進(jìn)行的時(shí)候，可以確保緊要任務(wù)優(yōu)先解決，重點(diǎn)力量放在刀刃上。

9、根據(jù)能力，分派不同的任務(wù)或不同的指標(biāo)

無不同：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有不同：各位小朋友，年齡在15歲以上的，整理10個(gè)肥皂，年齡在15以下的，整理5個(gè)肥皂

有不同：各位小朋友，男生整理100個(gè)肥皂，女生整理5個(gè)肥皂

任務(wù)的執(zhí)行人，或團(tuán)隊(duì)，往往能力也有高低，根據(jù)任務(wù)的難易程度及不同團(tuán)隊(duì)的能力，指派不同的任務(wù)，往往事半功倍，避免復(fù)雜的任務(wù)給到能力較為弱的團(tuán)隊(duì)執(zhí)行。避免資源浪費(fèi)。

10、多用眼神交流，并給予清晰的反饋

無眼神交流：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有眼神交流：各位小朋友把地上的肥皂整理好。

“瞄同學(xué)，你低著頭干嘛，我剛剛說的你在聽嗎？看著我”

“我尿急”

“那現(xiàn)在去上洗手間”

“咪同學(xué)，你盯著窗外看什么？我剛剛說的你在聽嗎？看著我”

“如果不小心把肥皂搬壞了，咋辦”

“肥皂丟地上不會(huì)壞，如果壞了報(bào)告給我，不會(huì)讓你們賠”

眼神的交流，是建立信任的基礎(chǔ)，在任務(wù)的傳達(dá)和執(zhí)行中，充分的聽取被接收者的意見及給出明確的反饋結(jié)果，能更清晰的了解任務(wù)分支及可能出現(xiàn)的情況。

再來回顧下剛剛的任務(wù)：地上有一堆散落的肥皂，你有一群小朋友可以聽你指令。

小朋友們看過來，這里有一堆的肥皂，看見了嗎？“看見了”。

現(xiàn)在聽我的口令，大家起立，男生站前排，女生站后排，來，動(dòng)起來。

小明，小紅，你們出來，站老師身邊，我有任務(wù)要給你們兩負(fù)責(zé)。

安排小明任務(wù)：“你負(fù)責(zé)將一半的肥皂搬運(yùn)到儲(chǔ)物格，并按每5個(gè)一排整理好”

安排小紅任務(wù)：“你負(fù)責(zé)將一半的肥皂編好學(xué)號(hào)，并分給每個(gè)同學(xué)，自己也要一塊哦”

今天做完英語聽力作業(yè)后，在18:00前做完這些事，老師我每隔10分鐘來檢查，看你們的進(jìn)展情況，沒有完成的那個(gè)隊(duì)伍要留下來打掃教室衛(wèi)生哦。小明和小紅負(fù)責(zé)男生和女生的隊(duì)伍，做完后要向我匯報(bào)完成情況。

實(shí)際項(xiàng)目中，往往不能按部就班的按照以上的方法來執(zhí)行，還是要根據(jù)具體團(tuán)隊(duì)的情況，具體分析。如果你也做在項(xiàng)目管理，希望如上的內(nèi)容對(duì)你有所幫助。

作者：陳張良，微信號(hào)：chenzhangliang，6年的軟件質(zhì)量管理及測(cè)試崗位，2015年10月轉(zhuǎn)型做產(chǎn)品，現(xiàn)就職于一家互聯(lián)網(wǎng)金融機(jī)構(gòu)任職產(chǎn)品經(jīng)理！

本文由 @陳張良 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理?，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自PEXELS，基于CC0協(xié)議