這篇文章分享自己的工作流搭建過程，解答讀者疑問。
提問：花生醬好，最近研究任務(wù)管理和時間管理相關(guān)的知識，但發(fā)現(xiàn)即使列好清單，待辦量級仍然很大、很難完成，最后堆了很多待辦在清單里，工作依然混亂，想問下是哪里出了問題呢？該怎么辦？
這個朋友的狀態(tài)很像我工作三年左右的狀態(tài)，一方面責(zé)任越來越重，工作量越來越多，另一方面項目越來越復(fù)雜，很多時候待辦粒度很粗，粗到每個待辦難以一蹴而就，所以經(jīng)常堆積了很多待辦。長期下去，經(jīng)常是半年過去，不知道究竟做到了什么，還得回頭一個個盤算價值，很被動。
我也是不斷精進自己的任務(wù)管理，打造了一套自我閉環(huán)的工作流，在近半年慢慢解決了這個問題。
總結(jié)起來需要做好三點：
1）優(yōu)先級：待辦準入要有優(yōu)先級，學(xué)會放一放
2）準確度：待辦分析，能拆則拆，拆到可以直接做
3）節(jié)奏感：安排好整體工作節(jié)奏，學(xué)會切換狀態(tài)
首先我們要統(tǒng)一兩個原則：
第一，每個人的精力是有限的，所以對于精力cover不住的部分，只能排好優(yōu)先級往后放。
第二，任務(wù)不代表待辦，任務(wù)可以拆解為N個待辦，待辦清單里只能是拆解好的任務(wù)，否則只能算作任務(wù)記錄，不能算作待辦清單。
一、優(yōu)先級
想建立順利流轉(zhuǎn)的待辦清單，第一步要做好優(yōu)先級準入。
首先我們接到的往往是一些任務(wù)，要先做好任務(wù)的管理。
這個時候的任務(wù)粒度往往比較寬泛，可能是一個項目，比如：
1）APP首頁重做
2）搜索的歷史記錄功能設(shè)計
3）篩選數(shù)據(jù)分析
接到任務(wù)后，不應(yīng)該原封不動地把它們加到待辦清單里，而是先評估一下ROI，做一個排期。做排期需要將任務(wù)補全兩個信息：價值、工作量。有了這兩個信息，ROI基本上就能算出來了。補全之后的信息如下：
1）APP首頁重做
價值：只是體驗優(yōu)化，6分
工作量：需要完整規(guī)劃和文檔，8小時
2）搜索的歷史記錄功能設(shè)計
價值：用戶常用，8分
工作量：參考競品、寫文檔，4小時
3）篩選數(shù)據(jù)分析
價值：核心功能的盤點，為下迭代做準備，5分
工作量：2小時
之后，用價值/工作量，基本上能夠算出一個任務(wù)項目的ROI，再根據(jù)所需要的時間，按照ROI的優(yōu)先級，安排自己的項目優(yōu)先級。一般我會安排3天左右的任務(wù)先做拆解，不會安排太滿，主要原因是因為插入事項比較多，需要做一個精力預(yù)留。
根據(jù)以上的優(yōu)先級安排，假設(shè)近3天我的工作量只能做完優(yōu)先級最高的2項，那我就先把做不完的任務(wù)項目退出排期，并做一個定時提醒，3天后再重新評估優(yōu)先級。
二、準確度
能做完的項目，我會直接進入下一步更詳細的拆解。
拆解的過程，可以用寫OKR的思想來做，即想清楚：在哪里、去哪里、怎么去。
拿搜索歷史記錄功能來說：
第一步，要想清楚在哪里，即用戶沒有搜索歷史記錄，會有多大影響？目前的數(shù)據(jù)情況怎么樣？當(dāng)前問題的拆解，是解決問題的第一步。大部分的解決方案錯誤，都是因為問題定義錯了。
搜索歷史記錄可以一方面提升搜索的效率，另一方面可以在當(dāng)不支持收藏夾功能時，作為一個間接的臨時收藏夾功能，這兩個產(chǎn)品價值，背后是兩個截然不同的設(shè)計思路。
同時歷史記錄也可能暴露隱私，需要想清楚這個場景需不需要考慮隱私的問題，如果隱私在這個場景不是問題（比如B端場景），那么也暫時不需要考慮。
第二步，要把目標明確，即問題解決到什么程度。無限度地解決問題，屬于發(fā)力過猛，不計成本，最后即使問題解決了，性價比也一定不高。所以要定義好，如果是提升搜索體驗，那么就支持近10條的保存即可，如果要考慮隱私，就要加入搜索記錄刪除功能，這些去哪里階段都是需要考慮清楚的。
第三步，要想好怎么去，即方案規(guī)劃。如果不考慮隱私，只是提升搜索體驗，最簡單的是做歷史記錄本地緩存，再復(fù)雜點要考慮跨端同步。如果做歷史記錄本地緩存，需要定義緩存多少，這個就涉及到用戶的使用數(shù)據(jù)分析。同時形成方案的時候，也需要考慮到UIUE的兼容，如何換行？超長的如何展示？
所以經(jīng)過這三步，我們的待辦變成：
1）優(yōu)化搜索功能體驗，支持歷史記錄，完成文檔價值部分
2）分析搜索數(shù)據(jù)，定義緩存方式和條數(shù)，后續(xù)如何迭代
3）給出產(chǎn)品方案，考慮到換行、超長等情況
這樣就完成了從任務(wù)（項目）到待辦清單的過程。
三、節(jié)奏感
第三步，要有節(jié)奏地工作。
拿我個人來說，我的工作節(jié)奏以雙周為單位：
第一周，在周二之前會形成需求清單，周四之前完成需求文檔和評審，周五完成需求文檔定稿，這些需求將進入下個雙周的排期。
第二周，我會進行用戶調(diào)研和現(xiàn)有功能的數(shù)據(jù)分析，同時談一些合作、做一些新業(yè)務(wù)調(diào)研和競品分析，為下一周的需求做準備。
第三周，除了像第一周一樣的需求梳理外，我還會跟進第一周需求的開發(fā)進展，做驗證和上線準備。
第四周，同第二周。
所以我的工作節(jié)奏就是：產(chǎn)品設(shè)計及上線周、需求調(diào)研及分析周。
這兩周的心態(tài)是完全不同的，可以用狙擊手模型來分析：
一個狙擊手的日常：準備作戰(zhàn)和戰(zhàn)場迎敵
需求調(diào)研和分析周，就是準備作戰(zhàn)的過程，需要的產(chǎn)品能力是：
1）用戶研究：知己知彼
2）數(shù)據(jù)分析：洞察戰(zhàn)機
3）架構(gòu)規(guī)劃：制定戰(zhàn)略
這個階段我不會陷入到很細的產(chǎn)品方案中，會著重全力做好方向的把控。
產(chǎn)品設(shè)計及上線周，就是戰(zhàn)場迎敵的過程，需要的產(chǎn)品能力是：
1）產(chǎn)品設(shè)計：戰(zhàn)術(shù)落地
2）MVP拆解及文檔編寫：百發(fā)百中
3）優(yōu)先級評估與項目管理：隨機應(yīng)變
經(jīng)過之前的方向確認，本周的工作主要是在預(yù)定的戰(zhàn)略方向上盡情發(fā)揮，核心的指標就是確保落地完整，這中間需要不斷對齊進度、做產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的妥協(xié)和決策，確保有限的子彈都打到最核心的地方，這就是戰(zhàn)場迎敵階段。
梳理好自己的工作節(jié)奏，整個思維和發(fā)力點都會更清晰，不會出現(xiàn)做產(chǎn)品設(shè)計時還在思考之前的方向是不是有問題，也不會在評估產(chǎn)品方向時深陷到細節(jié)里耽誤時間。
四、總結(jié)
總結(jié)一下，要打造適合自己的工作流，需要做好三件事：
1）整理一個任務(wù)清單，估算好工作量和價值
2）根據(jù)任務(wù)ROI逐步拆解成待辦清單，設(shè)好時限落地
3）分析自己工作的節(jié)奏，根據(jù)目標調(diào)整到最有力的狀態(tài)
任務(wù)清單我一般會用團隊的需求池來管理，方便對齊進展，保持工作透明度。
待辦清單我會用滴答清單來做整理，同時設(shè)置好日歷提醒。
工作節(jié)奏方面我會在自己的系統(tǒng)日歷上做好標注，按照周期給自己設(shè)好循環(huán)日程。
以上就是我的工作流精益過程，希望能有所幫助。
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