1、策劃案想做活動(dòng)，策劃案要先行。一份完整的活動(dòng)策劃案，應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：
2、時(shí)間進(jìn)度表如果你提交的策劃案被上級(jí)同意了，我的建議不是立刻擼起袖子加油干，而是先去列一份活動(dòng)時(shí)間進(jìn)度表。 從我和一些活動(dòng)運(yùn)營(yíng)的溝通來(lái)看，很多人反映最后的活動(dòng)效果不是很理想，原因就在于活動(dòng)的時(shí)間節(jié)奏沒(méi)有把握好。節(jié)奏一亂，活動(dòng)也亂了。 我的經(jīng)驗(yàn)是列一個(gè)時(shí)間進(jìn)度表，規(guī)定每段時(shí)間內(nèi)要做些什么，由誰(shuí)負(fù)責(zé)，deadline前必須把東西給到。保證全員配合默契，井井有條。具體如下圖。
3、招商PPT對(duì)于線下活動(dòng)來(lái)說(shuō)，不花錢是不可能的。因此，活動(dòng)前期需要準(zhǔn)備好招商PPT，來(lái)以此獲得更多的資金支持，減少自己的活動(dòng)成本。 一份完美的招商PPT，顏值在線自不必說(shuō)。其次是要保證內(nèi)容，簡(jiǎn)而言之，你要給你的招商對(duì)象看到以下內(nèi)容：這個(gè)活動(dòng)是什么，這個(gè)活動(dòng)能給你什么，你需要回饋我什么。 “我能給你什么，你能給我什么”這是商務(wù)合作的基礎(chǔ)和前提，不能匹配的合作都是在耍流氓。 當(dāng)然，在做商務(wù)合作時(shí)，也不一定要給錢才行。如果雙方能進(jìn)行資源置換，也是可以合作的。比如，對(duì)方免費(fèi)給你提供場(chǎng)地，你為場(chǎng)地進(jìn)行宣傳。
4、場(chǎng)地與嘉賓對(duì)線下沙龍、會(huì)議、講座等活動(dòng)來(lái)說(shuō)，場(chǎng)地和嘉賓是非常重要的?；I備期內(nèi)一定要先確定好場(chǎng)地和嘉賓，否則會(huì)非常影響活動(dòng)周期和節(jié)奏。 對(duì)于場(chǎng)地的選擇，我個(gè)人一般都會(huì)有以下幾個(gè)考慮： 價(jià)格：場(chǎng)地的價(jià)格成本一定要控制，能以資源置換的形式免費(fèi)獲得，那是最好了。如果實(shí)在不行，也要以搭載資源置換的形式去獲得較低的價(jià)格。 空間：要根據(jù)活動(dòng)預(yù)期人數(shù)選擇能夠足夠容納的場(chǎng)地。 交通：交通便利很重要，地鐵附近是首選。 設(shè)備：主要看場(chǎng)地方是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些會(huì)議必備的設(shè)備。 而最終確定的場(chǎng)地，應(yīng)該是以上幾點(diǎn)因素綜合后的最佳選擇。 其次是嘉賓。如何去挑選一個(gè)合適并有影響力的人來(lái)做分享，從而吸引更多的人來(lái)報(bào)名參加活動(dòng)呢？我一般是這么操作的： 1、根據(jù)活動(dòng)主題篩選出行業(yè)內(nèi)較為出名的個(gè)人或者企業(yè) 2、利用‘六度空間分割’理論，去找到那個(gè)人 3、和嘉賓溝通，通過(guò)他的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人履歷來(lái)判斷他是否可以勝任嘉賓一角色 從我個(gè)人的角度來(lái)看，找到合適的嘉賓關(guān)鍵是看人脈資源。因此，平時(shí)可以多交朋友，多積累一些人脈資源。 活動(dòng)早期的所有細(xì)節(jié)搞定了以后，緊接著就要進(jìn)入到正式的準(zhǔn)備階段了，這個(gè)階段你需要去不斷宣傳你的活動(dòng)，盡可能吸引更多的人來(lái)報(bào)名參賽。
5、活動(dòng)文案活動(dòng)文案，是用來(lái)吸引用戶報(bào)名的。好的活動(dòng)文案，可以吸引更多的人來(lái)報(bào)名。目前，比較流行的活動(dòng)文案主要有兩種，一種是簡(jiǎn)單粗暴版，一種是故事引入版。 簡(jiǎn)單粗暴版的文案，一般都是隨便嘮嗑幾句，然后開(kāi)始介紹活動(dòng)。這種活動(dòng)文案，一般閱讀量都不太高，但勝在清晰明了，轉(zhuǎn)化率高。 還有一種文案，是偏向軟文。一般是由勵(lì)志故事、心靈雞湯或者是干貨引入，結(jié)尾再猝不及防給你個(gè)活動(dòng)報(bào)名海報(bào)。這類文案比較適合在合作推廣的平臺(tái)上發(fā)布。 但不管用這兩種文案里的哪一個(gè)，一篇活動(dòng)文案都要包含以下幾個(gè)活動(dòng)內(nèi)容：
6、活動(dòng)物料一場(chǎng)沙龍活動(dòng)，所需的物料其實(shí)很多，基本上各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)時(shí)期內(nèi)都需要做圖制作物料。大致如下圖。
7、活動(dòng)報(bào)名與用戶維護(hù)活動(dòng)一旦開(kāi)始，接受用戶報(bào)名后，這個(gè)時(shí)候就要做用戶維護(hù)了，這樣做一是你可以對(duì)來(lái)參加活動(dòng)的用戶做到比較了解，二是可以讓到場(chǎng)率變得高一些。 現(xiàn)在比較普遍的用戶維護(hù)方式，是將所有用戶拉進(jìn)微信群里。 但你若是走統(tǒng)一報(bào)名平臺(tái)的話，即使你留了微信號(hào)，也不一定能保證所有報(bào)名的人都會(huì)來(lái)加你微信。這個(gè)時(shí)候，你可以通過(guò)發(fā)短信、打電話、讓報(bào)名者邀請(qǐng)（因?yàn)橛袝r(shí)是大家組團(tuán)報(bào)名）等方式把用戶拉進(jìn)群里。
8、活動(dòng)宣傳與推廣整個(gè)活動(dòng)，有兩大塊最重要，一塊是現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行，另一塊就是宣傳推廣。 宣傳推廣有兩個(gè)大作用，一是吸引更多的人報(bào)名參加活動(dòng)，另一個(gè)是讓行業(yè)內(nèi)注意到你辦了一場(chǎng)不錯(cuò)的活動(dòng)，提高知名度。 宣傳推廣一般從可以從以下幾個(gè)角度出發(fā)：
（點(diǎn)擊查看大圖）
其中，需要作出說(shuō)明的是： 外聯(lián)媒體平臺(tái)宣傳：這一塊就需要活動(dòng)負(fù)責(zé)人和執(zhí)行人去聯(lián)系了，選擇一些和自家活動(dòng)主題類似的媒體平臺(tái)進(jìn)行宣傳。這種合作，以資源置換為最優(yōu)合作方式。像活動(dòng)平臺(tái)的宣傳，也是一樣，需要去主動(dòng)聯(lián)系。但活動(dòng)平臺(tái)一般收費(fèi)比較多。 行業(yè)好友宣傳：建議選行業(yè)內(nèi)有些影響力和話語(yǔ)權(quán)的好友。 報(bào)名用戶宣傳：一般來(lái)說(shuō)，用戶的社交圈子是比較一致的，讓報(bào)名用戶幫忙宣傳的話，可以撬動(dòng)更多對(duì)活動(dòng)感興趣的人。但這最好是以優(yōu)惠的方式，比如減免報(bào)名費(fèi)。 行業(yè)組織、社群：找到和活動(dòng)主題類似的社群和組織，讓他們幫忙宣傳或者集體報(bào)名。 其他方法：諸如發(fā)郵件、微信一對(duì)一聯(lián)系等等，都可以嘗試，也會(huì)有一點(diǎn)效果，但是相對(duì)來(lái)說(shuō)，用戶體驗(yàn)不是很好。9、各方溝通與對(duì)接其實(shí)在整個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備期中，基本就是在和各方做溝通與對(duì)接，比如嘉賓、場(chǎng)地、合作方等。 但我在溝通中發(fā)現(xiàn)很多人喜歡拖，明明答應(yīng)你周三給你一樣?xùn)|西，但到周五還沒(méi)有給你。這樣的情況，就會(huì)大大的拖慢你的進(jìn)度和效率。 怎么辦呢？很簡(jiǎn)單的方法，不停地催。如果催了也沒(méi)用，就讓你的上級(jí)或者對(duì)方的上級(jí)去催，雖然方法有些不厚道，但能保證進(jìn)度。
11、活動(dòng)前的準(zhǔn)備如果活動(dòng)舉辦地不太遠(yuǎn)，一般活動(dòng)的當(dāng)天上午要去現(xiàn)場(chǎng)踩場(chǎng)。如果活動(dòng)舉辦地比較遠(yuǎn)，那就要提前一天去踩場(chǎng)了。 踩點(diǎn)主要是為了了解現(xiàn)場(chǎng)，做人員分工和現(xiàn)場(chǎng)布置。 了解現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，要調(diào)試音響等設(shè)備、測(cè)試PPT、測(cè)試話筒、規(guī)劃一下現(xiàn)場(chǎng)、了解洗手間等位置在哪里，這些細(xì)節(jié)在踩點(diǎn)時(shí)都要把控到，做到心里有數(shù)。 其次是布置現(xiàn)場(chǎng)，雖然是沙龍類活動(dòng)，不需要太花哨，但還是要簡(jiǎn)單布置下，保證現(xiàn)場(chǎng)的氣氛和專業(yè)性。 最后，是活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的分工與執(zhí)行，一場(chǎng)200人的活動(dòng)，需要一位主負(fù)責(zé)人，一位負(fù)責(zé)指引，一位負(fù)責(zé)簽到、一位主持人、一位控制氣氛、一位拍攝照片、一位速記、還需要一位stand by。這么一看要8個(gè)人才可以，但若是人手不夠，4個(gè)人也可以。因?yàn)樯厦嬲f(shuō)的事情一些事情可以錯(cuò)開(kāi)來(lái)，一個(gè)人可以負(fù)責(zé)兩件以上事情。
12、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行做了那么久的準(zhǔn)備，最重要的就是活動(dòng)當(dāng)日了。 如果前期做的好的話，活動(dòng)當(dāng)天會(huì)比較省力，基本只要注意一些小細(xì)節(jié)就可以了。比如： 1、活動(dòng)秩序很重要。線下講座、會(huì)議、沙龍類活動(dòng)容易出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)嘈雜的情況，這便需要一個(gè)把控現(xiàn)場(chǎng)秩序的人去不斷維護(hù)的。 2、現(xiàn)場(chǎng)氛圍要活躍。做沙龍互動(dòng)，其實(shí)很講究互動(dòng)，尤其是一個(gè)嘉賓講完，底下的用戶要能有反饋。要想產(chǎn)生互動(dòng)，關(guān)鍵在于嘉賓能拋梗，另一個(gè)則是要有一位能調(diào)動(dòng)氣氛的主持人。其次要注意到一些容易產(chǎn)生失誤或造成不完美的小細(xì)節(jié)，比如活動(dòng)開(kāi)始前要做指引，方便大家能快速找到場(chǎng)地；上一個(gè)嘉賓講完后，要及時(shí)調(diào)出下一個(gè)嘉賓的PPT；遙控筆要提前教會(huì)嘉賓使用等。這些細(xì)節(jié)，你可能不會(huì)注意到，但能參加活動(dòng)的人都是會(huì)看在眼里的。
13、活動(dòng)總結(jié)活動(dòng)總結(jié)的目的是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與活動(dòng)成敗，幫助你之后做其它活動(dòng)更順利。 做活動(dòng)總結(jié)，可以邀請(qǐng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的工作人員，一起開(kāi)會(huì)討論活動(dòng)失誤和成功的地方。也可以咨詢來(lái)參加活動(dòng)的人，聽(tīng)聽(tīng)他們的意見(jiàn)。這樣做出來(lái)的活動(dòng)總結(jié)，是比較完整和全面的。
14、活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)是給誰(shuí)看的呢？一是給公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)、同事看的，二是給贊助商、合作方看的。 因此，活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)里要呈現(xiàn)的內(nèi)容為：這個(gè)活動(dòng)是什么樣的，這個(gè)活動(dòng)做了哪些宣傳，這個(gè)活動(dòng)有哪些合作方參與進(jìn)來(lái)，這個(gè)活動(dòng)的效果如何等。簡(jiǎn)報(bào)要做得高大上，突出活動(dòng)很成功，讓各方都滿意。 以上，是我關(guān)于做出一場(chǎng)成功的線下活動(dòng)的一些小經(jīng)驗(yàn)。從整體來(lái)看，我認(rèn)為做一場(chǎng)活動(dòng)一定要考慮到以下幾個(gè)因素：
活動(dòng)進(jìn)度（節(jié)奏）活動(dòng)宣傳推廣活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)氣氛活動(dòng)目的及效果（如收入、影響力等）牢牢把握這4個(gè)方向，再配合我提供覆蓋活動(dòng)完整周期內(nèi)的14個(gè)小經(jīng)驗(yàn)，就無(wú)需擔(dān)心辦不好一場(chǎng)精彩、成功的線下活動(dòng)了。
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